“La luce del mattino svela le ombre della notte.” Umberto Saba
In un momento di cambiamento aziendale, avere un piano chiaro e ben fatto è essenziale per riuscire. Un piano aiuta a guidare l'organizzazione verso obiettivi specifici, sfruttando al meglio le risorse e le competenze già presenti. Con una buona governance, comunicazione chiara e reporting efficace, le organizzazioni possono restare concentrate, celebrare i successi e imparare dai risultati, creando un ambiente che favorisce innovazione e crescita. Ecco alcuni consigli pratici per gestire il cambiamento in modo più efficace:
Preparare un piano Può sembrare ovvio, ma avere un piano semplice e ben organizzato è una delle basi per qualsiasi cambiamento. Questo piano deve spiegare chiaramente come l'organizzazione raggiungerà i suoi obiettivi, utilizzando le risorse disponibili, i fondi e i tempi stabiliti. Il piano deve rispettare l'approccio SMART, ossia essere semplice, misurabile, approvato, orientato ai risultati e vincolato nel tempo.
Stabilire una governance chiara Anche se il piano deve essere flessibile e adattarsi durante il percorso, è fondamentale seguire un ciclo chiaro: decidere cosa fare, agire, documentare i risultati e migliorare il piano. Durante il cambiamento, serve un gruppo ristretto di persone chiave, il "core team" e gli specialisti da coinvolgere quando necessario. È altrettanto importante avere un comitato direttivo (steering committee) che prenda decisioni critiche e assicuri una governance efficace.
Usare le competenze interne Le aziende spesso hanno molte competenze interne che non vengono sfruttate a dovere per facilitare il cambiamento. Trovare il giusto equilibrio tra risorse interne ed esterne è cruciale. Per esempio, quando si modifica un flusso di lavoro, si può cogliere l'occasione per migliorare i processi nei sistemi di gestione. In questi casi, il supporto IT interno è particolarmente utile.
Non sottovalutare l'importanza della comunicazione Spesso i cambiamenti falliscono perché le persone non sono state informate in modo adeguato. È importante dedicare tempo per spiegare bene il cambiamento, utilizzando i canali giusti. Non si può dare per scontato che le persone capiscano il messaggio al primo, secondo o terzo tentativo. Chiarezza e semplicità sono fondamentali, e strumenti visivi come Toshiba A4, value stream mapping o flowchart possono essere di grande aiuto.
Capire la cultura aziendale Chi si occupa di implementare il cambiamento deve comprendere bene la cultura aziendale, cioè il modo in cui le persone si comportano quando non sono sorvegliate. Conoscere ciò che fa funzionare l'organizzazione rende più facile coinvolgere le persone. È importante ricordare che un interim manager difficilmente riuscirà a cambiare la cultura aziendale in poco tempo, visto che i progetti interim sono temporanei.
Mantenere un ritmo costante È fondamentale creare un ritmo regolare, in modo che i progressi siano sempre visibili e concreti. I cambiamenti complessi possono durare mesi o anni, quindi avere riunioni regolari (giornaliere, settimanali o mensili) con i principali stakeholder aiuta a mantenere l'energia alta e ad arrivare a risultati concreti. Bisogna stare attenti al “scope drift”, cioè evitare che il progetto vada fuori rotta, mantenendo sempre il focus sugli obiettivi principali.
Garantire un reporting di qualità Un buon reporting deve offrire una visione chiara della situazione attuale, di quella futura desiderata e dei progressi fatti. Reporting e ritmo costante aiutano a individuare eventuali ritardi o opportunità di miglioramento e a prendere le dovute misure correttive. È importante che il livello di dettaglio del reporting sia adatto ai diversi stakeholder, che sono i "clienti" del servizio di interim management.
Riconoscere i successi e imparare dai risultati In un processo di cambiamento continuo, è facile dimenticare quanto sia importante riconoscere i successi. Celebrando i risultati ottenuti e creando una "lista dei successi", si incoraggia e motiva il team. Una cultura del feedback sana permette anche di imparare dalle esperienze passate ed evitare di ripetere errori.
In conclusione Affrontare una transizione aziendale può sembrare una sfida, ma con un piano chiaro e una strategia ben pensata, tutto diventa più gestibile. Un approccio SMART, insieme a una governance efficace e una comunicazione chiara, crea un ambiente in cui le persone si sentono coinvolte e motivate. Ricorda che il cambiamento è un processo continuo: celebra i successi e impara dalle esperienze per crescere. Con l'impegno giusto, qualsiasi organizzazione può trasformare le sfide in opportunità e costruire un futuro di successo.
